FAQ zum Hinweisgeberschutzsystem

Auf unserer FAQ-Seite zum Hinweisgeberschutzsystem finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um das Thema Whistleblowing und das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Dieser Bereich wurde speziell zusammengestellt, um Ihnen detaillierte Informationen und Klarheit über die gesetzlichen Anforderungen, die Implementierung eines Hinweisgebersystems und die Best Practices im Umgang mit Hinweisen zu bieten. Ob Sie Unternehmer, Mitarbeiter oder einfach nur an der Thematik interessiert sind, hier finden Sie nützliche Einblicke und Orientierungshilfen.

Was ist das Ziel des HinSchG?

Das Hauptziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis von Rechtsverstößen erlangen und diese melden, zu schützen. Das Gesetz soll sicherstellen, dass solche Hinweisgeber ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen Missstände aufdecken können, wodurch die Einhaltung rechtlicher und ethischer Standards in Unternehmen und Organisationen gefördert wird.

Wer wird durch das HinSchG geschützt?

Das HinSchG schützt alle natürlichen Personen, die in ihrer beruflichen Funktion Informationen über Verstöße erlangen. Dies umfasst aktuelle und ehemalige Beschäftigte, Stellenbewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer, Selbstständige, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter sowie Anteilseigner und Mitglieder von Leitungsgremien.

Welche Verstöße sind meldepflichtig?

Unter den Schutz des HinSchG fallen Meldungen über eine Vielzahl von Verstößen, darunter Verstöße gegen Straf- und Bußgeldvorschriften, EU-Recht und andere Regelungen, die für die Sicherheit und das Wohl der Öffentlichkeit relevant sind. Dies beinhaltet unter anderem Regelungen im Bereich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, des Umweltschutzes und des Datenschutzes.

Welche Unternehmen müssen interne Meldekanäle einrichten?

Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern und Unternehmen in bestimmten Branchen, unabhängig von ihrer Mitarbeiterzahl, müssen interne Meldekanäle einrichten. Dies gilt auch für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern, wobei diese eine verlängerte Frist bis Dezember 2023 haben und gemeinsame Meldestellen betreiben dürfen.

Müssen kleine Unternehmen Meldekanäle einrichten?

Kleine Unternehmen mit bis zu 49 Mitarbeitern sind von der Pflicht zur Einrichtung eines internen Meldekanals ausgenommen. Allerdings gelten die Schutzvorschriften des HinSchG, insbesondere der Schutz vor Repressalien, auch in diesen Unternehmen. Dies bedeutet, dass auch in kleineren Unternehmen Hinweisgeber geschützt sind, falls sie einen Rechtsverstoß melden.

Was sind die Meldeformen für interne Kanäle?

Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform sowie auf Wunsch in persönlicher Weise ermöglichen. Dazu können IT-gestützte Systeme, E-Mail-Adressen, Whistleblower-Hotlines oder Anrufbeantwortersysteme gehören. Unternehmen sind nicht verpflichtet, anonyme Meldekanäle einzurichten, aber sie sollen anonyme Meldungen bearbeiten.

Müssen Unternehmen anonyme Meldungen ermöglichen?

Unternehmen sind nicht verpflichtet, anonyme Meldekanäle einzurichten, aber sie sollen anonyme Meldungen bearbeiten. Das bedeutet, dass Unternehmen Mechanismen implementieren sollten, um auch anonym eingehende Meldungen zu verarbeiten und entsprechend darauf zu reagieren.

Können Unternehmen Dritte für Meldekanäle beauftragen?

Ja, Unternehmen müssen die internen Meldekanäle nicht selbst betreiben und können Dritte beauftragen. Dies kann externe Anbieter von Meldeplattformen oder Ombudspersonen wie Rechtsanwälte sein, solange diese Garantien für Unabhängigkeit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Geheimhaltung bieten.

Wie ist die Vertraulichkeit des Hinweisgebers zu gewährleisten?

Die Vertraulichkeit des Hinweisgebers ist zentral für das HinSchG. Interne Meldekanäle müssen so konzipiert sein, dass die Identität der hinweisgebenden Person und anderer betroffener Personen gewahrt wird. Nur mit ausdrücklicher Zustimmung dürfen deren Identitäten offengelegt werden. Personen mit Zugang zu den Meldungen sollten zur Vertraulichkeit verpflichtet werden.

Wer ist innerhalb des Unternehmens für Meldungen zuständig?

Innerhalb des Unternehmens müssen bestimmte Personen oder Abteilungen für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen bestimmt werden. Diese Beauftragten sollten eingeschränkte Zugriffsrechte haben, um die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten.

Welche Bearbeitungsfristen gelten für Meldungen?

Unternehmen müssen innerhalb von 7 Tagen den Eingang einer Meldung bestätigen. Innerhalb von 3 Monaten nach dieser Bestätigung müssen sie den Hinweisgeber über geplante oder ergriffene Maßnahmen informieren.

Welche Folgemaßnahmen müssen Unternehmen ergreifen?

Unternehmen müssen angemessene Maßnahmen ergreifen, die von internen Untersuchungen bis hin zur Behebung des Problems reichen können. Dies kann auch den Verweis auf andere Kanäle oder die Beendigung des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise umfassen.

Wie erfolgt die Dokumentation der Meldungen?

Die Dokumentation der Meldungen muss vertraulich erfolgen und unter Beachtung der Datenschutzvorschriften und der Aufbewahrungsfristen. Dies gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verfahrens.

Gibt es Informationspflichten über Meldeverfahren?

Unternehmen sind verpflichtet, ihre Mitarbeiter über interne und externe Meldeverfahren zu informieren, um sicherzustellen, dass diese bekannt und zugänglich sind.

Wie ist der Datenschutz zu handhaben?

Der Datenschutz muss gemäß der DSGVO und des BDSG sichergestellt werden, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

Welche Mitbestimmungsrechte hat der Betriebsrat?

Der Betriebsrat hat das Recht, über die Einrichtung interner Meldekanäle informiert zu werden und kann bei der Ausgestaltung mitbestimmen.